Ooit nagedacht over hoe handig het zou zijn als de lunchplanning op je werk soepeler zou verlopen? Bij Blis kennen we dat gevoel maar al te goed. We wilden niet alleen onze lunchervaring verbeteren, maar ook verspilling tegengaan.
Wat hebben we gedaan? We hebben zelf de touwtjes in handen genomen en met behulp van low-code technologie onze eigen oplossing ontwikkeld. Laat me je meenemen op onze reis om de Blis Lunch Tool te ontwikkelen.
Wat was de situatie?
Bij Blis wordt elke dag lunch verzorgd voor de collega’s op kantoor. Medewerkers van een andere organisatie in ons kantoorgebouw nemen ook deel. Om te voorkomen dat we te veel of te weinig boodschappen bestellen, moeten onze collega’s en de externen zich aanmelden voor de lunch. Onze lunchleverancier bood hiervoor een eigen app aan. Wat bleek… niet iedereen gebruikte de app en hij werkte niet op alle devices. Dat konden we natuurlijk zelf beter!
Low-code to the rescue
Efficiency en tijdswinst waren de belangrijkste requirements. Experimenteren met nieuwe technieken vonden we mooie bijvangst. Samen met een aantal collega’s hebben we bij een whiteboard uitgeschreven wat onze wensen en eisen waren:
- Afscheid nemen van de oude (software)oplossing
- Snel en eenvoudig je voorkeuren doorgeven
- Liever geen app op je telefoon
- Niet alleen Blis collega’s moeten zich kunnen aanmelden, ook externen
- Zo snel mogelijk klaar
- Minimale beheerkosten
- Rapportage mogelijkheden zouden prettig zijn
Met deze uitgangspunten konden we natuurlijk niet anders dan ook low-code inzetten. Al snel kwamen we tot de conclusie dat collega’s nog veel gebruik maken van Outlook, en dat sommige collega’s ook met Teams aan de slag zijn.
Het resultaat is een slimme mix van technologieën:
- Outlook Actionable Messages met Adaptive Cards: om lunchuitnodigingen via e-mail te versturen. We hebben gekozen voor een e-mail-oplossing omdat dit laagdrempelig is en omdat dit ook werkt voor de partnerbedrijven van Blis. Iedereen heeft toegang tot e-mail. En met minimale effort kunnen we deze oplossing met Adaptive Cards ook aanbieden voor de collega’s die liever via Teams werken 💪.
- Azure Logic Apps: hiermee is het versturen van lunchkaarten en het verwerken van de response geautomatiseerd. Tevens wordt hiermee de informatie gegeneerd die benodigd is voor de inkoop van de lunch. Dit deel van de oplossing is initieel ontworpen in Power Automate, maar vanwege licentiekosten niet in gebruik genomen; Azure Logic Apps is voordeliger 💸.
- SharePoint Lists: hier wordt de informatie over de deelnemers en hun voorkeuren bewaart. Het voordeel is dat dit gelijk UI biedt voor de beheerders van de oplossing die hierin kunnen aangeven welke deelnemers er zijn, en dat resultaten snel inzichtelijk zijn. 📃
- Power BI: maakt de gegevens visueel inzichtelijk. Dit Power BI rapport is bereikbaar via Microsoft Teams. 📊
Het resultaat in outlook
Het resultaat in outlook is een enkele e-mail waarin je eenvoudig per week kunt aangeven wanneer je mee luncht;
Overige overwegingen
We hebben natuurlijk ook nagedacht over andere Microsoft-oplossingen zoals het maken van een Power App of het aanbieden van een Adaptive Card in Microsoft Teams. Deze oplossingen hebben zo hun voor- en nadelen. Met een Power App hadden we de oorspronkelijke lunch-oplossing kunnen nabouwen, maar deze Power App is niet extern beschikbaar, of moet worden ontsloten via Power Pages wat weer extra werk tot gevolg heeft. Een Adaptive Card in Microsoft Teams had gekund, maar dat zou meer inrichtingswerk tot gevolg hebben om de kaart bij de andere organisaties te bezorgen. Voor nu dus een e-mail voor externen, en voor de interne collega’s kunnen we eenvoudig naar Teams overschakelen voor degenen die dat willen.
Aandachtspunten
Het enige wat nog tegenviel is dat we wel door een aantal hoepels moesten springen. Je mag namelijk niet zomaar Actionable Messages naar de hele wereld versturen. Daarvoor moet je hem ‘signen’ en goedkeuring vragen aan Microsoft. Je krijgt dan een ‘originator id’ (een soort unieke sleutel), deze sleutel moet je netjes meegeven zodat je de e-mail wel kunt versturen. Dit heeft een doorlooptijd van enkele dagen, dus goed om daar rekening mee te houden. Daarnaast is het kenmerkend dat de adaptive card in Outlook geopend moet worden. In het geval dat een ontvanger de e-mail in een andere e-mailcliënt opent, moet er een alternatieve tekst worden getoond. Dit hebben we eenvoudig kunnen realiseren.
Conclusie
Met de Blis Lunch Tool laten we zien hoe we met slimme, toegankelijke oplossingen meer uit onze dagelijkse routines halen. We zijn enthousiast over deze stap en hopen anderen te inspireren ook meer uit hun productiviteitstools te halen.
Wil jij deze oplossing ook gebruiken, of heb je misschien een ander gaaf idee? Neem contact met ons op. We geven je graag een demo!
