Saltwater: van inflexibele ERP naar software die past bij hun snelle DNA

Snel schakelen zit in hun DNA, maar hun ERP-software schakelde niet snel genoeg meer mee. Die hadden ze helemaal zelf op maat gebouwd. Stap voor stap, jaar na jaar. Bij de volgende groeisprong wilde Saltwater het bewuster doen: goed onderzoeken met welke softwarekeuzes ze hun DNA optimaal kunnen ondersteunen. Daarvoor zochten ze advies van buitenaf. Samen met Blis Digital legden ze hun hele proces onder de loep.

Flexibel in de markt, vast in het systeem

"Wij zitten in een markt waar eigenlijk altijd haast is", vertelt Wouter Besemer, manager engineering bij Saltwater. "En wij zijn er heel goed in om daar flexibel op in te spelen. Functioneel en pragmatisch ontwerpen, noemen wij dat." Die flexibiliteit gold alleen niet meer voor hun eigen software.

"In 2011 ben ik hier komen werken. Toen maakte je aan het einde van de week een Excel-sheetje met wat je gedaan had, dat klopte iemand ergens in, en er kwam een overzicht uit", vertelt Wouter. "We waren met z'n zessen, dus dat ging prima."

Daarna groeide het bedrijf, en het systeem groeide mee. Iemand hing een database achter die Excel, er kwam een webdeveloper bij, een intranetportaal. Elk jaar een stukje slimmer. "Dan kom je in een soort fuik terecht dat je elk jaar wel denkt: oh, dan voegen we dit nog even toe. En dat nog even toe."

Het bedrijf draaide prima op wat er stond, maar ondertussen was het gebouwd rond losse zzp'ers en losse processen. Wouter: "Dat maakt ons kwetsbaar. Als er iets aan de hand is, ben ik afhankelijk van één persoon en zijn beschikbaarheid. Dat wilden we graag veranderen."

Daar kwam nog een valkuil bij. Als je jarenlang je eigen systeem bouwt, ga je vanzelf denken in de vorm van dat systeem. "Onze hele werkwijze is daarop afgestemd. Dat maakt ook dat je heel snel een tunnelvisie krijgt. En je weet ook niet wat er verder al in de markt bestaat", zegt Wouter. "Wij hadden daarom iemand nodig die ons proces zou doorlichten en zou zeggen: ja, maar dit kun je ook gewoon anders doen."

"Wij hadden iemand nodig die ons proces zou doorlichten en zou zeggen: ja, maar dit kun je ook gewoon anders doen."

Wij van wc-eend versus onafhankelijk advies

Die blik van buiten bleek lastiger te vinden dan gedacht. "We legden onze casus voor aan meerdere partijen en steeds was het advies: gebruik ons programma", vertelt Wouter. "Dat voelde een beetje te makkelijk. We wilden juist goed en onafhankelijk advies."

Via een kennis van Wouter kwam Saltwater bij Blis Digital terecht. En daar klonk een ander verhaal.

"Wat ons enorm charmeerde aan Blis, was dat ze zeiden: joh, we gaan eerst gewoon uitzoeken wat je wilt en wat je nodig hebt. Dat krijg je van ons op papier. Met dat papiertje kun je bij ons terecht voor een vervolgtraject, maar voel je vooral vrij om ergens anders heen te gaan. Je bent niet aan ons verbonden."

Die vrijblijvendheid maakte de stap klein. Saltwater ging het traject aan.

Twee maanden aan sessies waarin het hele proces op tafel ging

We begonnen met een deep-dive. Pauline van Duin, business consultant bij Blis Digital: "Saltwater gaf zelf aan: we hebben de kennis niet om een goede keuze te maken. Moeten we customized blijven? Iets kopen en implementeren? Of iets heel anders? Dat was de vraag."

We begonnen daarom met een nulmeting: twee sessies waarin we het proces globaal in kaart brachten en de risicopunten markeerden. "Wij hebben de kennis van systemen en hoe dingen met elkaar in verbinding staan", vertelt Pauline. "Daardoor konden we vrij makkelijk zien: dit is een standaardproces en hier zitten de kritische processen. Die moeten we verder uitdiepen."

Daarna volgde de verdieping: twee maanden lang, elke week een sessie op locatie bij Saltwater.

Wouter zette daarvoor een proefproject op in het systeem van Saltwater en doorliep dat met ons van begin tot eind. Van de eerste offerte tot de laatste factuur.

Huiswerk dat je dwingt je eigen keuzes te heroverwegen

"Wat mij vooral is bijgebleven, is dat er op heel veel zaken altijd weer een 'waarom' terugkwam", zegt Wouter.

Dat was bewust, vertelt onze UX-designer Kim van Olderen: "We wilden het achterliggende doel van bepaalde stappen achterhalen. Daarom vroegen we continu: wat probeer je er eigenlijk mee te bereiken?" Na elke sessie stuurden we Saltwater dan ook met huiswerk terug: durf te heroverwegen wat jarenlang goed genoeg werkte en beschrijf hoe jullie ideale toekomst eruitziet.

Neem de planning. Saltwater draait heel veel projecten per jaar en werkt per project met een documentenlijst. Ooit was het slim om de planning daar direct aan te koppelen: één overzicht, alles op één plek. Maar met dertig projecten tegelijk en vijftig documenten per project loopt zo'n planning op tot duizenden regels. "En dan is het soms wel handig dat iemand zegt: joh, wil je eigenlijk wel plannen op documentniveau?" zegt Wouter.

Dat huiswerk werkte, omdat Saltwater er vol in meeging. "Ze waren heel productief, heel behulpzaam en open", zegt Pauline. "Ook als we scherpere vragen stelden of kritisch waren, gingen ze het gesprek aan. Er was heel veel vertrouwen, van beide kanten."

"Wat mij vooral is bijgebleven, is dat er op heel veel zaken altijd weer een 'waarom' terugkwam."

Tientallen pagina's aan requirements, met AI als rechterhand

Alles wat in die sessies boven tafel kwam, moest ergens landen. Wij legden het hele traject vast, opnames, notities, boards en designs. Daaruit bouwden we met AI het volledige requirementsdocument op.

"Het PRD, het Product Requirements Document, is uiteindelijk helemaal met AI gemaakt", vertelt Pauline. "Maar wel heel gestructureerd. Eerst heb ik een skelet gemaakt van wat erin moest komen. Toen liet ik AI dat invullen op basis van alles wat hij had gehoord. Dat heb ik nog een keer doorgenomen. Pas daarna volgde de volledige uitwerking."

Het resultaat: een strak gestructureerd document van tientallen pagina's, plus een RFI-lijst (Request for Information) met alle requirements voor de leveranciersselectie. "Ik heb vorig jaar zo'n document nog met de hand geschreven; dan ben je twee keer zo lang bezig", zegt Pauline. "En je ziet met AI veel minder snel iets over het hoofd, want AI doet eerder te veel dan te weinig. Dan is het schrappen en finetunen."

Ons advies kreeg drie sporen: een ERP-pakket als basis, een klantportaal om documenten met opdrachtgevers uit te wisselen en dashboards waarmee het management ziet hoe de zaken lopen. Omdat het traject zo soepel liep, was er zelfs ruimte voor meer dan afgesproken: een werkend prototype en designs voor die dashboards. "Dat hadden we aan de voorkant niet bedacht", zegt Kim. "Maar omdat het zo lekker ging, konden we die extra stap maken om het echt te visualiseren voor ze."

"Ik heb vorig jaar zo'n document nog met de hand geschreven; dan ben je twee keer zo lang bezig. En je ziet met AI veel minder snel iets over het hoofd."

Wat Saltwater andere bedrijven meegeeft

Zie je door de bomen het bos niet meer rond je ERP? Wouter is er kort over: "Het is zeker de moeite waard om een externe partij mee te laten kijken."

De kracht daarvan zit wat hem betreft in de mensen. Wouter lacht: "Bij Blis zitten gewoon mensen die echt verstand van zaken hebben, die zelf ook in de materie duiken en overal de details van willen weten. Je voelt dat het in goede handen is. En ze nemen ook nog elke keer wat lekkers mee naar de meetings!"

"Bij Blis zitten gewoon mensen die echt verstand van zaken hebben, die zelf ook in de materie duiken en overal de details van willen weten. Je voelt dat het in goede handen is."

Het traject dat begon met de vrijheid om weg te lopen, eindigde met de keuze om te blijven. Inmiddels zoeken we samen naar de beste leverancier voor Saltwater. Het doel: eind dit jaar draait het hele bedrijf op de nieuwe software.