Ministerie van Justitie en Veiligheid: AI-ontdekkingsreis

De beleidsambtenaar van de toekomst zoekt houvast in een wereld vol kunstmatige intelligentie. Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid hebben we een praktische AI-experience georganiseerd die beleidsmedewerkers niet alleen liet kennismaken met de technologie, maar ook hielp bij het formuleren van gedegen beleidskaders voor verantwoord AI-gebruik binnen de overheid.

Hoe een ministerie de AI-revolutie in goede banen leidt

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid (MinJenV) behoort met ruim 33.000 medewerkers tot één van de grootste ministeries van Nederland. Als verantwoordelijke voor de rechtsstaat, veiligheid en migratie is het ministerie actief in het maken, uitvoeren en evalueren van beleid op deze cruciale maatschappelijke terreinen. MinJenV werkt daarbij nauw samen met organisaties zoals politie, Openbaar Ministerie, rechtbanken en vele andere ketenpartners binnen het justitiële domein.

Voorbereiden op een nieuwe werkelijkheid vol AI-mogelijkheden

Het MinJenV stond voor een interessante uitdaging. Het wilde zelf ervaren welke impact deze technologie op het dagelijks werk van beleidsambtenaren kan hebben. Hoewel AI-tools nog niet organisatiebreed beschikbaar zijn vanwege het ontbreken van duidelijke richtlijnen, was er wel een sterke behoefte om praktijkervaring op te doen. Deze ervaring zou waardevol zijn voor het formuleren van toekomstig beleid.

Het ministerie zocht een partner die op basis van het Microsoft AI-platform een groep van zo’n tien beleidsambtenaren kon begeleiden in een AI-experience. Deze experience moest niet alleen inspireren maar ook leiden tot het identificeren, prioriteren en realiseren van concrete AI-toepassingen in hun werkpraktijk.

Een stappenplan voor AI-adoptie

We hebben samen met adviesbureau Content Strategy een programma ontwikkeld dat beleidsambtenaren niet alleen liet kennismaken met AI-technologie, maar hen ook actief liet experimenteren met praktische toepassingen. Onze aanpak bestond uit verschillende fasen:

In de voorbereidingsfase hebben we geïnventariseerd wie de deelnemers zouden zijn en hen uitgenodigd voor de AI-experience. We bestudeerden de huidige werkplek, het documentmanagementsysteem wat de basis vormt voor het beleidsproces en andere relevante applicaties om een goed beeld te krijgen van de werkomgeving. Daarnaast hebben we in kaart gebracht welke activiteiten en werkzaamheden onderdeel zijn van het beleidsproces, om zo gericht AI-toepassingen te kunnen ontwikkelen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk

De eerste workshop – AI Inspiratie – bestond uit twee onderdelen. Eerst demonstreerden we relevante AI-toepassingen voor beleidsambtenaren om te inspireren. Daarna inventariseerden en prioriteerden we met een interactieve werkvorm relevante use cases Hieruit kwamen diverse waardevolle toepassingen naar voren, waaronder:

• Het ondersteunen van beleidsontwikkeling door AI-gedreven samenvattingen van relevante dossiers en documenten.
• Het samenbrengen van verschillende kanalen binnen de samenwerkingsomgeving voor een overzichtelijke weergave van de belangrijkste taken.
• Het toepassen van simpele functies binnen Teams waardoor vergaderingen kunnen worden getranscribeerd en automatisch worden omgezet in actielijsten en notules.

Na deze workshop hebben we de geprioriteerde use cases uitgewerkt met behulp van het Microsoft Platform, waaronder Microsoft 365 Copilot, Copilot for Teams, Azure OpenAI en Copilot Studio.

Voor de tweede workshop hebben we concrete casussen vormgegeven op basis van een publieke dataset en specifieke vraagstukken die direct vanuit het Ministerie van JenV waren aangeleverd. Tijdens deze workshop demonstreerden we de uitgewerkte AI-toepassingen en lieten we deelnemers deze zelf ervaren. We richtten ons hierbij specifiek op twee casussen: het verzamelen en creëren van informatie, en het analyseren en samenvatten van data.”

Kennisdeling via “Broodje AI” webinar

Het project werd afgesloten met een presentatie aan 120 AI-geïnteresseerde collega’s tijdens een “Broodje AI”-webinar op 1 april 2024 en de overhandiging van een eindrapport waarin dit traject en de uitkomsten, aanbevelingen en vervolgstappen staan beschreven.

Het webinar werd met groot enthousiasme ontvangen. Veel deelnemers gaven aan direct met AI aan de slag te willen, maar liepen tegen praktische belemmeringen aan: de J&V-werkomgeving staat AI-gebruik momenteel niet toe. Een veelgestelde vraag was daarom hoe medewerkers op een verantwoorde manier kunnen experimenteren en zo ervaring op kunnen doen met AI. In reactie hierop hebben we verschillende praktische tips gedeeld waarmee medewerkers op een veilige manier eerste ervaringen kunnen opdoen met deze technologie in lijn met o.a. het kabinetsbeleid ten aanzien van generatieve AI.

Multidisciplinair team brengt kennis samen

De AI-experience werd vormgegeven door een divers team van specialisten. Vanuit Blis Digital brachten we de technische kennis van AI en de gebruikte Microsoft-technologie. Content Strategy was betrokken als expert op het gebied van informatiebeheer binnen het publieke domein. Deze kennis werd aangevuld door de praktijkervaring van diverse beleidsmedewerkers uit verschillende afdelingen van het Min JenV.

Inzichten die de toekomst van beleid vormgeven

De AI-experience leverde waardevolle inzichten op voor zowel de deelnemers als de directie AI. De deelnemers ontdekten dat AI zeer effectief ingezet kan worden ter ondersteuning van onderzoek, analyses, vergaderingen en overleggen. Ze zagen ook het potentieel van AI voor het faciliteren van brainstormsessies en ideeënontwikkeling, al benadrukten ze dat deze processen niet volledig aan AI overgelaten moeten worden.

Een belangrijk leerpunt was de vraag wanneer het effectief is om AI in te zetten en wanneer processen beter door mensen uitgevoerd kunnen worden. Tijdens de praktijkgerichte tweede sessie ervaarden deelnemers de hoge toepasbaarheid van AI voor informatieverwerking, maar ontdekten ze ook nieuwe technische en ethische aandachtspunten. Zo bleek transparantie over de gebruikte data en naleving van regelgeving essentieel, en werd duidelijk dat AI-resultaten niet altijd volledig en juist zijn.

De uitkomsten van het project worden nu meegenomen in de verdere ontwikkeling van beleidskaders voor AI binnen het ministerie.

De algemene conclusie was helder: gezien de snelle ontwikkelingen in AI is stilstand geen optie. Het blijft van groot belang om AI-toepassingen voortdurend te blijven verkennen en te implementeren, maar wel binnen de geldende wettelijke kaders.

Ontdek ons AI Lab

Experimenteer met AI in een veilige, gecontroleerde omgeving. In ons AI Lab kun je zonder risico’s met je eigen team en data werken aan concrete AI-oplossingen. Je leert werken met de technologie, bouwt werkende prototypes en krijgt inzicht in hoe je deze kunt opschalen binnen je organisatie. En het is *leuk*.

Wil je ook met jouw team of organisatie ontdekken wat AI kan betekenen voor jullie dagelijkse werkzaamheden en beleidsontwikkeling? Neem dan contact met ons op voor een inspirerende en praktijkgerichte AI-experience op maat.