Nutreco: bedrijfsprocessen steeds volwassener, eenduidiger en efficiënter maken

De uitdaging: honderden bedrijfsprocessen soepel laten verlopen

Achter een groot deel van het vlees en de vis op ons bord schuilt een keten die de meeste mensen nooit zien. Nutreco staat als wereldwijd marktleider in diervoeding en aquafeed aan het begin van die keten.

Met ruim honderd jaar historie en duizenden medewerkers in tientallen landen werkt Nutreco elke dag aan haar missie: Feeding the Future. Een opgave van die schaal draait niet alleen op kennis van voeding, maar net zo goed op de honderden bedrijfsprocessen die de organisatie wereldwijd soepel moeten laten lopen.

Daar komt het Hyper Automation Team in beeld: het centrale team binnen Nutreco dat de hele organisatie ondersteunt om bedrijfsprocessen te automatiseren op het Microsoft Power Platform. Dat is Microsofts low-code-omgeving voor bedrijfsapplicaties.

Nutreco zocht een externe specialist om hen te ondersteunen

Het Hyper Automation Team stuurt alle Power Platform-projecten binnen Nutreco aan en faciliteert daarnaast citizen developers: medewerkers die zelf eenvoudige apps bouwen. Ze doen dus veel en dat werd een uitdaging. Het team had haar handen vol en er was regelmatig diepgaande technische expertise nodig die niet altijd intern beschikbaar is.

Daarom besloot het team om gerichte expertise binnen te halen. Ze kwamen uit bij Blis Digital. Elianne Burgers, vanuit ons het vaste aanspreekpunt voor Nutreco, vertelt:

"Nutreco kwam bij ons terecht vanwege onze specifieke Power Platform-expertise. De samenwerking ontstond met een aantal losse Power Pages-projecten. Inmiddels is de samenwerking uitgegroeid tot een echt partnership."

Dezelfde werkwijze op alle locaties

Een organisatie die in tientallen landen actief is, kan zich geen wildgroei aan losse werkwijzen veroorloven. De ambitie van het Hyper Automation Team is dan ook helder: bedrijfsprocessen volwassener, eenduidiger en efficiënter maken. Overal op dezelfde manier.

"De afgelopen jaren hebben we met elkaar samengewerkt en brengen het volwassenheidsniveau telkens een stukje hoger," vertelt Elianne. "Eenduidigheid is daarbij een rode draad. Het proces van een bezoeker aanmelden moet bijvoorbeeld op alle locaties hetzelfde verlopen."

Die eenduidigheid levert op meerdere vlakken iets op:

"Ten eerste maken vaste, duidelijke processen het voor iedereen makkelijker. Daarnaast heeft Nutreco hoge, ambitieuze doelstellingen. Kostenbesparing en efficiëntere processen horen daar natuurlijk ook bij."

Ideeën worden met een vaste werkwijze opgepakt

Vaak begint een project met een vraag of idee vanuit de business.

Om te bewaken dat alleen het werk met aantoonbare waarde wordt opgepakt, wordt elk idee eerst gewogen tijdens een business value assessment. Welke waarde voegt het toe, voor welke afdeling, en staat dat in verhouding tot de investering?

Als een idee door het business value assessment komt, komt het bij ons terecht. Wij doen dan eerst een intakegesprek waarin een aantal belangrijke vragen op tafel komen: wat wil je bereiken, met welke systemen moet het praten, hoe moet het proces lopen? Daar rolt al snel een high-level architectuur uit en een grove eerste inschatting van wat het gaat kosten.

Vanaf daar is het samen schakelen. Met het Hyper Automation Team vertalen wij de vraag naar concrete user stories, tot op detailniveau uitgewerkt en ingebed in de sprintcadans van het team. We draaien de volledige sprints mee in het ritme van Nutreco.

Niet elk idee is meteen klaar om gebouwd te worden. Bij vragen waarvan de uitkomst onzeker is, zetten wij samen met het Hyper Automation Team een proof of concept of MVP op. Daarmee tonen we technisch aan of iets haalbaar is. Of juist niet, omdat het te veel complexiteit met zich meebrengt of te weinig oplevert. Zo beslissen beide partijen zorgvuldig waar de schaarse tijd naartoe gaat.

Wij zijn onderdeel van het team (geen 'u vraagt, wij draaien')

Onze samenwerking ziet er niet uit als klassieke inhuur. Zeker bij projecten waar veel tijd in gaat zitten, draaien wij als volwaardige collega's mee met het Hyper Automation Team.

Elianne: "We doen mee met de dailies, de sprintreviews en de demo's. Dat doen we vooral omdat we als Blis Digital willen snappen waarom we het doen. Daardoor word je zelf een veel betere gesprekspartner in het hele project."

Voor Nutreco zijn wij daarmee vooral een flexibele schil: een uitbreiding van het eigen team om projecten daadwerkelijk gedaan te krijgen. En het werkt twee kanten op.

Elianne legt uit: "Voor ons is een groot voordeel dat wij gefocust meters kunnen maken met de projecten en dat het Hyper Automation team van Nutreco zorgt voor alle interne afstemming."

Van wereldwijde compliance-screening tot een handige, facilitaire app

Samen pakten we allerlei projecten op. Van groot en gevoelig tot klein en alledaags.

Zo hebben we veel processen aangepakt die nog leunden op het handmatig overkloppen van ERP-data. Dat is vaak foutgevoelig en arbeidsintensief. Deze handmatige processen hebben we vervangen door slimmere oplossingen, met de ERP-data als single source of truth.

Een groter project was het ethics & compliance-proces. Omdat Nutreco internationaal opereert, screent het klanten en leveranciers wereldwijd. Wij hielpen dat proces te stroomlijnen, zodat goedkeuringen op het juiste moment de deur uitgaan, de juiste mensen worden geïnformeerd en er een audit trail klaarligt voor het geval er later vragen zijn over wat wanneer is besloten.

Een paar treden lager op de complexiteitsladder staat een heel praktisch voorbeeld: een app waarmee iedereen moeiteloos bezoekers aanmeldt of facilitaire incidenten meldt. Een lamp die het niet meer doet? Eén foto, en het facility team kan acteren. Technisch gezien niet het meest hoogstaand, maar het is wel iets waar de business echt mee geholpen is.

Gelijkwaardig sparren, open communiceren en expertise bijhouden

Wat maakt deze samenwerking nu zo prettig? Volgens Elianne komt het samen in een paar dingen: inhoudelijk op niveau kunnen sparren, volwassen interne processen, duidelijke kaders en een klik op persoonlijk vlak.

Elianne: "Omdat het niet om het simpelweg overdragen van de uitvoering gaat, hebben beide partijen soms moeten zoeken naar de juiste manier van samenwerken. Dat proces was leuk en creatief. Wat past bij de bedrijfsprocessen van Nutreco en wat past bij hoe wij dingen bij Blis Digital aanvliegen?"

De rol van expertisepartner houdt ons bij Blis Digital scherp:

"Zeker nu met AI binnen het Power Platform, is het belangrijk dat je bijblijft. Wij willen de expert blijven die de klant verwacht. Daarom delen wij intern volop kennis via Lunch & Learns en kennisavonden. Ook bezoekt ons team conferenties en events om continu op de hoogte te blijven."

Samen hebben we prachtige resultaten neergezet

Wat onze samenwerking tot nu toe heeft opgeleverd? Gestroomlijnde, eenduidige processen die wereldwijd op dezelfde manier verlopen, een aantoonbare bijdrage aan kostenbesparing en efficiëntie, en een organisatie die proces voor proces volwassener wordt. Van foutgevoelig handwerk naar gestructureerde, schaalbare oplossingen.

Elianne concludeert: "Samen kom je verder."