DRIVE: SaaS-platform als revolutie in toeristische verhuur

Patrick de Wit, eigenaar van Drive Software Solutions, was succesvol horeca-ondernemer op Mallorca. Hij kwam terug naar Nederland met het plan om Spyder Wheelz, zijn e-chopperbusiness, verder uit te bouwen. Maar dat liep onverwacht anders: een koper deed hem een aanbod dat hij niet kon weigeren en hij verkocht zijn bedrijf. 

Daardoor had hij zijn handen vrij om een lang gevoelde frustratie op te pakken: het gebrek aan een echt goed verhuurplatform voor toeristische voertuigen en activiteiten. Zoals zijn e-choppers, maar ook fietsen, kano’s en complete arrangementen. 

“Dan kom je al gauw in de software terecht” 

“Het idee van Spyder Wheelz was om te investeren in e-choppers en dan de omzet met de verhurende vakantieparken, hotel labels en activiteitenaanbieders te delen,” vertelt Patrick. “Maar de software die we daarvoor nodig hadden was er niet. We probeerden te werken met de software die er wel was, maar dat was heel bewerkelijk. En als een verhuurder bijvoorbeeld annuleerde, dan wisten wij dat pas als het al te laat was om de chopper alsnog aan iemand anders te verhuren. Dan stond die daar dus een hele dag, zonder iets op te leveren. Reverse billing zat er meestal ook niet in, dus het maken van een juiste verdeling van de omzet was een handmatig proces. Als je 1500 e-choppers hebt staan op tientallen locaties in 7 landen, is dat gewoon te veel werk.” 

“De software die wij nodig hadden, die was er gewoon niet.” 

Het koppelen van verschillende systemen gaf ook onduidelijkheid over wat er nou precies verhuurd was. Want wat de één een ‘scooter’ noemt, is voor de ander een ‘e-chopper’ en waar een verhuurder een ‘fat bike’ ziet, staat voor een receptionist misschien gewoon een ‘fiets’. In het facturatieproces zat ook veel ruis: facturen die niet klopten, administratie die pas later werd aangevuld, verkeerd of helemaal niet aangeslagen verhuur, kilometerstanden die niet geregistreerd werden… Het leidde allemaal tot méér verwarring, niet minder. 

“En soms,” aldus Patrick. “Verdween het geld ook gewoon. Onverklaarbaar…” Nu hij zijn handen vrij had, besloot hij dus een oplossing te bouwen voor deze problemen. “En tja,” constateert hij. “Dan kom je al gauw in de software terecht.” 

Radicaal beter verhuren, reserveren en betalen 

Patrick vroeg ons om een verhuur-, reserverings- en betaalsysteem te maken dat wél ruimte bood aan de complexiteit van de toerisme-business. Een applicatie waarmee elke organisatie zelf kan inrichten hoe en wat ze willen verhuren, voor al hun locaties. Grote vakantieparkketens hebben tientallen locaties in meerdere landen. Op al die locaties staan scooters, fietsen, kano’s en andere zaken die verhuurd worden, vaak gecombineerd met een arrangement met lunch of koffie.  

Het proces verbetert radicaal als je de administratie weghaalt bij de baliemedewerkers 

Het idee van Drive was om dit proces radicaal te verbeteren door administratieve taken weg te halen bij de medewerkers op locatie. Aan de eindklant, de huurder, wil Drive een veel betere ervaring bieden. Verder was het belangrijk dat de organisatie zelf kon inregelen hoe de tarief- en commissiestructuur in elkaar zat. Er zijn in deze branche heel veel mogelijke samenwerkingsvormen die allemaal vragen om een andere inrichting van de kasstroom. Een vakantiepark verhuurt bijvoorbeeld eigen fietsen, maar vult die op drukke dagen of bij speciale verzoeken aan met inventaris van anderen. Bij het afrekenen ontstaan dan erg complexe kasstromen. 

“Bestaande oplossingen hadden veel aanvullingen nodig,” vertelt Patrick. “Ticketingsystemen voldoen niet, want verhuren is anders dan kaartjes verkopen omdat beschikbaarheid en verhuurbaarheid een grote rol spelen. Het weer, het opladen van elektrische voertuigen en het berekenen hoeveel een voertuig nog kan rijden spelen allemaal een rol en maken het complexer. Maar ook multi-tennancy, multilocatie, reverse billing en het verwerken van annuleringen moesten veel beter dan in de software die er was.” 

Eelco Schäffer, Product Owner bij Drive, vat het samen: “We wilden het hele productbeheer slimmer maken. Rekening houden met voorbereidingstijd, opladen, openingstijden en commissies, alle kasstromen en betalingen regelen en het eenvoudig maken om je organisatie in te richten met vestigingen, openingstijden en tijdsblokken.” 

Concept, architectuur en product design 

Halverwege augustus 2021 gingen we aan het werk. De samenwerking liep uitstekend en de sfeer was vanaf het begin prettig en constructief. Patrick: “Ik weet als ondernemer goed welke kant ik op wil, maar ik spreek niet de taal van de IT’er. Desondanks had ik het gevoel dat ik bij Blis Digital mijn verhaal kwijt kon en dat ze op alle niveaus met een sterk onderbouwd antwoord kwamen. Samen met Eelco hebben ze een goed proces uitgedacht, plus een architectuur waarin we later snel dingen kunnen veranderen of toevoegen.” 

“Ik spreek niet de taal van de IT’er, maar bij Blis Digital kon ik mijn verhaal kwijt.” 

We begonnen het project door het concept uit te werken en een ontwerp op te zetten voor backend en frontend van de app. Dat begon met concurrentieonderzoek, klantinterviews en een design sprint, waarin we keuzes maakten op het gebied van architectuur en de backlog opstelden. Omdat we zo vroeg in het traject instapten, kregen de we de kans om vanaf het begin strategisch mee te denken en een partner te zijn in het ontwikkelen van het platform. Ons developmentteam, bestaande uit 5 developers en testers, een UX-expert en een businessanalist, realiseerde het hele platform. Als technisch fundament kozen we voor ASP.NET Core, Azure met VueJS als front-end omdat dit garant staat voor een schaalbare, flexibele en veilige oplossing. 

Samen zorgen voor de juiste focus 

Eelco schakelde als Product Owner met het developmentteam. Hijzelf zegt daarover: “Ik bewaakte de prioriteiten, maar ik liet me graag adviseren door het team en we deden alles in overleg. Toen we bijvoorbeeld de functie voor timeslots bouwden, kwamen de designers van Blis Digital met een betere opzet en architectuur daarvoor. Daardoor werd het makkelijker om capaciteit te beheren en met dagprijzen te werken. Het is een fors platform en we waren dus best veel features tegelijk aan het bouwen. We hebben samen gezorgd dat er focus bleef in de sprints en dat we allemaal met hetzelfde bezig waren.” 

“Ik liet me graag adviseren door het team van Blis Digital.” 

Tijdens het project verschoven de functionele eisen af en toe. Patrick: “Onze wensen werden tijdens het project ruimer en groter. De aanpak van Blis was flexibel genoeg om te zorgen dat dat kon.” 

Eelco: “Wat Blis goed deed, is overzichtelijk uitwerken wat er in de applicatie moet komen. Ze verwerkten dat in een infographic, zodat iedereen kon zien wat we gingen maken. Daarna pas gingen ze met de code aan het werk.” 

Integraties, data en dashboards voor een compleet platform 

Een platform als dit werkt natuurlijk niet zonder dashboards en integraties. In Power BI maakten we dus dashboards voor het weergeven van de best lopende producten, de tijdsloten die het minst geboekt worden, openingstijden en meest voorkomende tijdsduren van verhuur. E-mailfuncties komen uit een integratie met SendGrid. Verder is Drive gekoppeld aan externe databronnen en financiële applicaties van partners. Integraties met de RDW, weerdata en aanbieders van reparatie en onderhoud staan op de roadmap. De frontend van Drive is te integreren op iedere website, waardoor een camping of vakantiepark online verhuur kan aanbieden zonder daar zelf technisch werk voor te doen. Voor de huurder is het ook prettiger en overzichtelijker, omdat die alles via één site kan regelen. 

Een modern platform werkt niet zonder integratie van dashboards, e-mail, betaalsystemen en externe databronnen 

“Wij hebben geen eigen scooters meer, we zijn dus puur een software-aanbieder nu. We hebben te maken met allerlei verschillende producten, verschillende eigenaren, verschillende belangen en tariefafspraken. Maar met Drive brengen we al die complexiteit terug naar één winkelmandje. Een klant kan alle producten tegelijk bestellen – bijvoorbeeld als een deel van het gezin een e-chopper wil, maar één iemand wil een kind meenemen. Dan boek je er een fiets bij met een kinderzitje. Dat komt dan van een andere aanbieder en wordt anders afgerekend, maar de klant merkt dat niet. Want de beschikbaarheid klopt en het wordt allemaal tegelijk betaald en geleverd.” 

Een markt met enorme kansen 

Het is met Drive mogelijk om commissiepercentages en -verdelingen per vestiging in te stellen. Daarvoor bevat het platform een geavanceerd systeem van rollen en rechten. Alle betalingen lopen via Pay en kunnen dagelijks worden afgehandeld. Dus niet aan het eind van de maand, zoals op andere platforms. Ook in het afhandelen van verkeersboetes, kortingscodes en oplaadtijd voor elektrische voertuigen is voorzien. Door realtime voorraadbeheer kunnen huurders en verhuurders altijd zien wat er echt beschikbaar is. Dat voorkomt teleurstellingen en verwarring en over het algemeen zal Drive voor heel veel bedrijven de omzet, marges en cash flow uit verhuur drastisch verbeteren. 

Drive is een modern, flexibel, multi-tennant en schaalbaar platform in een markt met enorme kansen 

Een van de laatste toevoegingen, mogelijk door de flexibele opzet, was de reseller-module: de VVV en andere lokale resellers kunnen verhuur aanbieden en commissies verdienen, zonder ingewikkelde handelingen, capaciteitsbeheer of financiële administratie. Dat geeft verhuurders een nieuwe bron van omzet, terwijl de complexiteit en kosten van hun operatie gelijk blijven. 

Een unieke waardepropositie in een markt waarin enorme kansen liggen. Want alle grote toerisme-organisaties zoeken een oplossing voor hun verhuur-uitdagingen. Drive gaat ze een manier geven om al hun zorgen rondom verhuur in één keer op te lossen, en meer omzet te maken, met een modern, flexibel, multi-tennant platform dat meeschaalt met hun operatie. 

In oktober 2023 was het platform klaar om live te gaan. Drive is het eerste softwareproduct dat het toeristisch verhuurproces écht faciliteert en de complexiteit ervan weghaalt bij exploitant, gebruiker en klant. Voor ons was een prachtige kans om aan de wieg te staan van een platform dat zijn markt echt gaat veranderen. En om samen te werken met de enthousiaste, ervaren mensen van Drive. 

Wil je meer weten over het platform dat wij voor DRIVE hebben gemaakt? Of wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem dan eens contact met ons op.