Veel organisaties, of ze nu actief zijn in productie, logistiek, dienstverlening of handel, hebben processen die ooit logisch waren maar inmiddels vooral bestaan uit handmatig werk, losse bestanden en specialistkennis. Ze doen wat ze moeten doen, maar ze houden teams tegen in snelheid en kwaliteit.
In precies die situaties horen we vaak dezelfde vraag: “Kunnen we dit oplossen met AI?”
Het eerlijke antwoord is: ja. Maar niet als eerste stap.
Voordat AI waarde kan leveren, moet het onderliggende proces stevig staan. En juist daar valt de grootste winst te behalen. Onlangs lieten we dat zien in een Proof of Concept voor een internationaal productiebedrijf. In vijf dagen tijd bouwden we een oplossing die een complex documentproces volledig automatiseert en daarmee de deur opent naar AI, zonder dat AI nog nodig was.
Waarom automatiseren nog steeds onderschat wordt
Veel organisaties willen versnellen met AI, maar vergeten dat AI alleen werkt op processen die gestandaardiseerd, voorspelbaar en betrouwbaar zijn. En dat is precies waar het vaak misgaat.
Door de jaren heen groeien processen organisch. Er komen uitzonderingen bij, extra Excel-velden, workarounds en afhankelijkheden van één of twee experts. Op een gegeven moment overziet niemand het proces nog volledig. Teams krijgen hun werk nog wel gedaan, maar zijn steeds meer tijd kwijt aan controleren, herstellen en uitleggen.
In dit project zagen we dat heel scherp terug. Een wereldwijd exportproces met talloze varianten, aparte documentstromen per land en templates die alleen door een paar mensen echt begrepen werden. Het werkt, maar het remt ook. Automatiseren is dan geen luxe, maar een noodzakelijke basisstap richting betrouwbaarheid en richting AI.
De uitdaging: veel varianten, hoge druk, weinig tijd
Het bedrijf waarvoor we de PoC maakten, verwerkt dagelijks orders die allemaal hun eigen documentatie nodig hebben. Denk aan ordergegevens, productinformatie, landafhankelijke velden, berekeningen, packlists en vaak meerdere outputdocumenten per order.
Het is repetitief werk, maar elk document moet in één keer goed zijn. Vijf minuten extra werk per document lijkt weinig, totdat je er honderden per maand doet. En dan hebben we het nog niet over de foutgevoeligheid van knip-plakwerk.
Onze aanpak: geen rocket science, wel slimme keuzes
We kozen bewust niet voor een over-engineered oplossing. In plaats daarvan gingen we voor iets dat flexibel is, snel kan worden aangepast, door het bedrijf zelf te beheren is en schaalbaar genoeg is om mee te groeien.
De PoC bestond uit vier kernonderdelen:
- Een Canvas Power App
Een app waarmee medewerkers snel een order kunnen ophalen, gegevens kunnen controleren en het documentproces kunnen starten.
- Power Automate om het proces te orkestreren
De flow vult templates, genereert documenten en bewaart de output op de juiste plek.
- Excel als slimme template-engine
In dit proces bestonden al uitgebreide Excel-templates met berekeningen, verwijzingen en ingebouwde logica. Door daarop voort te bouwen, blijft die logica intact én hoeven teams hun werkwijze niet aan te passen. Excel fungeert hier als een krachtige template-engine die precies aansluit op hoe het bedrijf nu werkt.
Office Scripts vullen dat perfect aan: ze zorgen voor het automatisch vullen van velden, het verbergen van tabbladen, het genereren van PDF’s en het klaarmaken van de template voor de volgende run.
- Office Scripts voor dynamische documentgeneratie
Office Scripts vullen de templates automatisch, passen tabbladen aan waar nodig en maken het bestand gereed voor de volgende run. Power Automate pakt vervolgens het scriptresultaat op en genereert de PDF’s. Eén druk op de knop en het systeem doet de rest.
Het resultaat: een werkende oplossing in vijf dagen
Binnen vijf dagen konden we meerdere documenten automatisch genereren, varianten per land ondersteunen, Excel-logica behouden, de totale foutkans drastisch verlagen, handwerk vervangen door controlewerk, templates centraal beheren en een schaalbare basis neerzetten voor het volledige proces.
Het belangrijkste inzicht: automatiseren hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Waarom dit de perfecte opstap is naar hyperautomation
Hyperautomation gaat niet over het inzetten van meer tools. Het gaat over het combineren van slim ingerichte processen, automatisering en AI. Dat werkt alleen als data gestructureerd is, processen voorspelbaar zijn, templates centraal beheerd worden en handmatige handelingen minimaal zijn.
Deze PoC laat precies zien hoe je dat bereikt. Zodra het proces stevig staat, ontstaat er ruimte voor AI. Denk aan automatische controles, intelligente suggesties voor documentvarianten en agents die het proces volledig zelfstandig kunnen uitvoeren. Dat werkt alleen omdat de basis nu klopt. Die fundering is nu gelegd.
De volgende stap
De PoC staat. De waarde is duidelijk, het team is enthousiast en het fundament voor hyperautomation ligt er. De volgende stap zit vooral in het verder verfijnen van het proces. Denk aan een gebruiksvriendelijkere app, meer documentvarianten, automatische validatie van ontbrekende of afwijkende informatie en een dynamischer sjabloonstructuur die meebeweegt met nieuwe landen, producten of orders.
Daarna begint het interessante deel. AI wordt dan de meedenkende laag bovenop het proces. Niet door alles zelf te doen, maar door slim gebruik te maken van de bestaande Power Automate-flowsals ‘skills’. Denk aan een agentic aanpak waarbij een gebruiker simpelweg vraagt om een exportdocument en AI vervolgens zelf de juiste stappen uitvoert: orderinformatie ophalen, het document voorbereiden en de PDF laten genereren. Het werk dat nu in de app gebeurt, verschuift dan naar een AI-gestuurde workflow.
Wil je dit ook? Of twijfel je waar te beginnen?
Veel organisaties worstelen met dezelfde vragen. Hoe zet je een eerste stap richting automatisering of AI zonder direct vast te lopen in complexiteit? Deze PoC laat zien dat je met een klein, gericht experiment enorme versnelling kunt realiseren. Soms is één week al genoeg om een team, proces of hele afdeling in beweging te krijgen.
Wil je een keer sparren, meekijken of door de oplossing heen lopen? Laat het weten. We denken graag met je mee.
.jpg)
