Waarom schaalbaarheid niet langer het recept is voor succes (en hoe wij dat the hard way moesten leren)

In twintig jaar hadden we ons bedrijf stap voor stap ingericht als een fabriek. Schaalbaarheid was ons mantra, efficiëntie onze focus. Onze grootste uitdaging? Dat was niet het vinden van klanten, maar het vinden van goede mensen om alle projecten te draaien. We hadden het perfect voor elkaar: als we de ramen open zetten, vlogen de orders bij wijze van spreken binnen.

De strategie leek onfeilbaar: 

• Focus op klanten met vaste jaarlijkse budgetten

• Zet daar een dedicated team op

• Implementeer ons geoptimaliseerde Agile-proces

• En laat dat jaren doordraaien als een motortje

We hadden de perfecte formule gevonden…

Tot de rente omhoog ging en de innovatiebudgetten van onze klanten ineens opdroogden.

Letterlijk van de ene dag op de andere veranderde de toon in gesprekken met klanten. Waar ze voorheen enthousiast plannen maakten voor het volgende jaar, hoorde ik nu: "Dat is allemaal fantastisch, Richard, maar ons budget is op." Projecten werden uitgesteld, budgetten gehalveerd en die mooie langetermijncontracten verdampten.

Pas toen besefte ik hoe kwetsbaar we waren geworden

Het probleem zat veel dieper dan alleen teruglopende vraag. Door te focussen op schaalbaarheid, hadden we een organisatie gecreëerd die maar één trucje kende. Een organisatie die fantastisch functioneerde zolang de marktomstandigheden stabiel bleven, maar die vastliep zodra er iets veranderde.

We hadden mensen getraind als gespecialiseerde fabrieksarbeiders. Iedereen had zijn rol: front-end, back-end, testing, UX. Iedereen wist precies wat hij moest doen binnen ons Agile-raamwerk. Maar toen de markt ineens om een andere aanpak vroeg - kleinere projecten, snellere doorlooptijden, meer flexibiliteit - hadden we daar onvoldoende antwoord op.

Je kunt niet eventjes aan een boom schudden en dan drie nieuwe grote klanten erbij hebben. Zulke klanten bouw je langzaam op, net zoals je de teams en processen om hen te bedienen langzaam optimaliseert. En precies dát was ons probleem geworden.

Het was de eerste keer in twintig jaar dat we moesten reorganiseren. Een pijnlijke maar noodzakelijke wake-upcall.

Wendbaarheid als overlevingsstrategie in het AI-tijdperk

Die reorganisatie werd het startpunt van de grootste transformatie in de geschiedenis van ons bedrijf. Want terwijl we bezig waren om alles opnieuw in te richten, realiseerden we ons iets nog veel belangrijkers: AI zou ons werk de komende jaren compleet gaan disrupten.

We stonden voor een fundamentele keuze. We konden proberen terug te keren naar de oude, schaalbare formule - ervan uitgaand dat de marktverstoring tijdelijk was. Of we konden de crisis gebruiken als momentum voor een veel radicalere verandering.

We kozen voor het laatste. Als we toch gaan reorganiseren, dachten we, dan gaan we onszelf meteen heruitvinden voor het AI-tijdperk.

AI zorgt ervoor dat we onszelf meerdere keren per jaar moeten heruitvinden

Vroeger moest je je bedrijf zo’n beetje elke vijf tot zeven jaar heruitvinden. Een nieuwe technologiegolf, een marktverandering, de opkomst van een nieuw businessmodel… Grote veranderingen kwamen geleidelijk en gaven je tijd om je aan te passen.

AI gooit die realiteit volledig overhoop. De veranderingen gaan bizar snel en hebben direct een enorme impact.

Als je dan je bedrijfssystemen, processen en structuren inricht met het idee dat je een paar jaar zo kunt werken, loop je onherroepelijk vast.

De oplossing? Je bedrijf niet langer inrichten op schaalbaarheid, maar op maximale wendbaarheid.

Hoe wij wendbaarheid in de praktijk implementeren

Wendbaarheid is natuurlijk al langer een buzz word. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Wij hanteren inmiddels een simpele maar krachtige test voor al onze keuzes: als ik dit morgen anders wil doen, kan dat dan zonder veel impact?

Als het antwoord 'nee' is, dan kiezen we voor een ander alternatief.

We kiezen niet langer voor de beste tools

Dit klinkt misschien contra-intuïtief, maar we kiezen bewust niet meer voor de beste tools. We kiezen voor de tools die we kunnen vervangen.

Vroeger besteedden we weken aan het uitzoeken van de perfecte ontwikkel tooling. We analyseerden alle features, vergeleken prijzen, testten verschillende opties en kozen uiteindelijk voor de tool die optimaal aansloot bij onze manier van werken. De investering in het opzetten en trainen was aanzienlijk, maar we zouden het systeem minimaal drie jaar gebruiken.

Nu pakken we het totaal anders aan.

We kiezen voor wat goed genoeg is én wat we ook het makkelijkste weer kunnen veranderen.

We zijn afgestapt van ons vaste Agile Scrum-proces

Het meest dramatische verschil zie je in hoe we projecten aanpakken. Waar we vroeger strak werkten volgens één rigide Agile Scrum-proces voor alle projecten, bepalen we nu per project opnieuw welke aanpak het beste werkt en dat is tegenwoordig vrijwel altijd een “AI-first projectaanpak”.

Vroeger was ons proces heilig. Altijd dezelfde rollen: front-end developer, back-end developer, tester, UX-designer, product owner, scrum master. Altijd sprints van 2 weken. Altijd dezelfde ceremonies: daily stand-ups, sprint planning, retrospectives. Het systeem was geoptimaliseerd tot in de details.

En het werkte fantastisch, totdat het dat niet meer deed.

Nu zijn we veel pragmatischer. Voor het ene project kiezen we tool X met taalmodel Y voor AI-gestuurde code-generatie en werken we met één AI-engineer die het hele proces overziet. Voor het volgende project gebruiken we misschien tool Y en taalmodel Z en zetten we een klein team van specialisten in.

Elk nieuw project bepalen we opnieuw: wat is de beste manier om dit resultaat te bereiken met de tools en kennis die we nu hebben?

De menselijke kant: wendbaarheid op individueel niveau

De grootste uitdaging van wendbaar worden zit niet in je processen of tools. Die zit in je mensen.

Want hoe zorg je ervoor dat iedereen mee kan en wil?

Dit is iets waar we actief aandacht aan moeten blijven besteden. Mensen moeten de constante verandering zien als kans in plaats van als bedreiging. Want voor ons bedrijf, dat zich specialiseert in nieuwe technologie, hoort verandering erbij. En gaat die verandering, mede door AI, ook steeds sneller.

Hoe we daarop sturen?  

• We delen ons enthousiasme tijdens kennissessies. 

• We geven een podium aan onze "kopgroep": de mensen die voorop lopen in het toepassen van nieuwe technologieën. 

• En we vieren successen die we samen behalen.

Dat helpt.

Ik ga eerlijk zijn: niet iedereen was meteen enthousiast over onze transformatie. Maar inmiddels hebben we een team dat er vol voor gaat.

Het is niet de makkelijkste, maar wel de enige weg 

De weg die we zijn ingeslagen is zeker niet altijd makkelijk. Het vraagt veel van iedereen binnen de organisatie. 

Maar het heeft ons ook heel veel kansen gebracht. Op dit moment zijn we een wendbare situatie die AI-first werkt en de allernieuwste AI-solutions levert.

En het gaat goed. Heel goed. De resultaten zijn nu zelfs beter dan toen onze geoliede machine nog perfect werkte.

Wij weten: als wij gezond willen blijven groeien, dan is dit de enige weg die we kunnen nemen.

En grote kans dat dat voor jou ook geldt.

Leren van onze lessen?

Bij Blis Digital hebben we enorm veel van deze reis geleerd. En nog steeds doen we elke dag nieuwe inzichten op.

Die ervaring en kennis gaan we niet voor onszelf houden. We helpen op dit moment al meerdere bedrijven om dezelfde stappen te zetten.

Weten hoe wij ook jouw organisatie kunnen helpen om AI-first te worden? Ik hoor graag van je!