De aanleiding: te veel e-mail, te weinig tijd
Bij een van onze klanten zagen we precies dit gebeuren. Ze kregen dagelijks tientallen e-mails binnen die handmatig gecontroleerd moesten worden: afzenders checken, bijlagen openen, factuurnummers zoeken, mails doorsturen naar de juiste afdelingen. Dat moest slimmer kunnen.
De oplossing: laat AI het werk doen
Samen met de klant bouwden we een oplossing binnen het Microsoft Power Platform, met Power Automate en AI Builder als ruggengraat. Het idee is simpel: laat AI de e-mails lezen, begrijpen en verwerken. Niet alleen op basis van de afzender, maar vooral op wat erin staat.
De AI beoordeelt de inhoud en bijlagen en bepaalt vervolgens wat ermee moet gebeuren: taggen, doorsturen of verplaatsen naar de juiste map. Een factuur? Die gaat automatisch naar Finance. Een klantvraag? Meteen naar het juiste team. En als AI het even niet weet, belandt de mail keurig in de map handmatig te verwerken.
Alles blijft binnen het Microsoft-ecosysteem, dus de e-mail verlaat de organisatie niet. Veilig, betrouwbaar en vooral: slim geregeld.
Onder de motorkap: zo werkt het proces
Achter de schermen draait een Power Automate-flow die het echte werk doet.
Zodra er een nieuwe e-mail binnenkomt, krijgt het systeem een seintje: “er is post.”
Vanaf dat moment gaat alles vanzelf.
- Eerst worden de details van de mail opgehaald — tekst, onderwerp, bijlagen — en klaargezet voor analyse.
- Daarna kijkt de flow per onderdeel: is dit relevant? Een PDF, een factuur, een stukje tekst?
- Alles wat de moeite waard is, wordt doorgestuurd naar AI Builder, die met slimme prompt's de inhoud beoordeelt.
- Op basis daarvan bepaalt AI Builder wat voor e-mail het is: bijvoorbeeld een factuur, een klantvraag of een interne melding.
- Die uitkomst wordt netjes opgeslagen, zodat Power Automate precies weet wat er moet gebeuren.
- De laatste stap is het bijwerken van de e-mail in Outlook zelf. Dat gebeurt via de Microsoft Graph API.
.png)
De e-mail krijgt automatisch de juiste labels, zoals ‘Handled by AI’ of ‘Finance’ en wordt in de juiste map geplaatst.
Het resultaat: een inbox die zichzelf bijwerkt. Geen handmatig gesleep met mappen meer, geen onduidelijkheid over waar iets hoort.
.png)
De volgende stap: een inbox die meedenkt
En dit is pas het begin. De volgende stap is dat de AI niet alleen bepaalt waar een e-mail heen moet, maar ook alvast een antwoordsuggestie doet op basis van eerdere gesprekken of interne kennisbronnen.
Kort gezegd
Met AI e-mail tagging verdwijnt een heleboel gedoe uit de werkdag. Teams krijgen tijd terug om zich te richten op wat er echt toe doet. Klanten helpen, niet mapjes beheren.
👉 Benieuwd hoe dit ook bij jouw organisatie kan werken?
.jpg)